10 manieren om je taken effectief te bewaken

10 manieren om je taken effectief te bewaken

De tijd glipt als zand door je vingers. Aan het eind van de dag heb je weer niet gedaan wat je je had voorgenomen en aan het eind van de week neem je weer een stapel werk mee naar huis. Je krijgt het gewoonweg niet voor elkaar om je werk binnen kantooruren af te krijgen.

Hard werken in je eentje

Het beste werk je heel vroeg in de ochtend als er nog niemand op kantoor is en heel laat in de middag als iedereen weer naar huis is. En thuis natuurlijk! Na het eten kun je ’s avonds flink wat meters maken. Zeker als je huisgenoten lekker gaan sporten, gezellig samen netflixen of – bij voorkeur – buitenshuis met vrienden of vriendinnen afspreken.

Maar het meest productief ben je in het weekend, omdat je dan echt alle tijd aan jezelf hebt en je geen mails, appjes of telefoontjes hoeft te beantwoorden. Wat een rust. Heerlijk gefocust werken en alleen maar doen wat jij te doen hebt. Geen gezeur, geen gedoe, geen collega’s. Dan is je werk eigenlijk gewoon weer leuk.

Niet productief

Weet dat je echt niet de enige bent die op kantoor minder productief is en daarom thuis nog ettelijke uren doorwerkt. 

Terwijl er ook collega’s zijn die op kantoor wel alles gedaan krijgen, en thuis ontspannen genieten van hun vrije tijd.

Wat doen deze collega’s anders dan jij? En wat zou jij van ze kunnen leren om jouw werk ook tijdens werktijden te klaren, en dus echt vrij te hebben als je vrij bent?

In dit blog geef ik je een test voor taakbewaking – zodat je kunt kijken hoe jij erop scoort – en 10 manieren om daarin niet meer te verzuimen of nalatig te zijn.

Drie kritische vragen vooraf

Wie mij een beetje kent, weet dat ik zaken graag bij de kern aanpak. Daarom vind ik het belangrijk om jou eerst drie kritische vragen te stellen over het organiseren van jouw werk. Hier komen ze.

Doet ieder zijn eigen ‘ding’?

Weet jij waar jij van bent in je werk? En weten de mensen om je heen dat ook?

Als jij zelf niet weet wat jouw ‘ding’ is, kunnen anderen daar moeilijk rekening mee houden. Dan krijg je van alles op je bordje, omdat anderen denken of vinden dat het daar hoort. Of je krijgt juist niets op je bordje, omdat anderen niet aan je denken of niet vinden dat het daar hoort. Of je krijgt dingen soms wel op je bordje en soms niet, omdat er soms wel en soms niet aan je wordt gedacht en soms wel en soms niet naar wordt gehandeld.

Andersom geldt hetzelfde. Als anderen niet weten wat hun ‘ding’ is, kun jij daar lastig rekening mee houden. Je weet dan niet wat je wanneer aan wie kunt vragen of wie wat wanneer doet en hoe dat bijdraagt aan wat jij te doen hebt.

In beide gevallen is de kans groot dat je dingen zelf doet, dubbel doet of verkeerd doet, terwijl dit niet nodig is als iedereen zijn eigen ding zou doen. Dit valt en staat echter bij weten wat dat ‘ding’ is en dat ‘ding’ ook consequent doen.

Heeft ieder recht op zijn eigen probleem?

Hoe onaardig dit misschien ook mag klinken – en zeker als je een love junk bent – is dat iedereen recht heeft op zijn eigen probleem. In elke functie, rol of taak zit een uitdaging die specifieke kennis, kunde of ervaring vraagt om deze het hoofd te bieden.

Als de juiste man op de juiste plek zit, kan hij dat en gebeurt dat ook. Is dat niet het geval dan lossen problemen zich niet op en blijft het dweilen met de kraan open. Dat is overigens exact wat je doet met ’s avonds en in het weekend inhalen waar je door de weeks overdag niet aan toekomt.

Gun jij iedereen – inclusief jezelf – zijn eigen probleem? Dan is het wezenlijk dat je weet wie waarvan is en dat taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in de juiste hand zijn belegd. Aan een koning zonder land heeft niemand iets, aan landen zonder koning evenmin. En ook een eenoog in het land der blinden zet weinig zoden aan de dijk.

Om een ‘koninkrijk’ te laten floreren zijn heldere organisatie- en communicatiestructuren onontbeerlijk. Wie doet wat, wanneer en waarom? En hoe wordt daarover door alle betrokkenen op het juiste moment, volledig, juist en betrouwbaar gecommuniceerd, zodat er daadwerkelijk gebeurt wat er is afgesproken en de gezamenlijke doelen worden behaald?

Zwaai jij je eigen scepter?

Of je nu de baas bent of niet, zorg dat je je eigen scepter zwaait. Wees helder en duidelijk over wat je kunt, wilt en nodig hebt en wat anderen van je kunnen en mogen verwachten. Wees open en eerlijk over je plussen en minnen en omring je met mensen die jou helpen om op je best te functioneren doordat zij het beste van zichzelf geven.

Een acht verzamelt negens en tienen om zich heen om te toppen. Een vier neemt genoegen met drieën en tweeën en blijft dus tobben. In deze video ontdek je hier meer over.

Voorkom je burn-out

Werk je te veel uren of heb je te veel werk? Alleen jij kan deze situatie veranderen door enerzijds paal en perk te stellen aan wat je zelf allemaal doet en anderzijds nee te zeggen tegen wat anderen allemaal van je vragen.

Doe je dat niet, dan zullen overspanning en overdruk uiteindelijk hun tol eisen in een burn-out. En reken maar dat je je dan helemaal niet meer druk maakt om de taken die je nu allemaal buiten kantooruren verstouwt. Op dat moment is er maar een ‘ding’ waar jij je handen vol aan hebt: jezelf weer op de been krijgen en voorkomen dat je het ooit nog zo ver laat komen.

Wil jij niet dat het zo ver komt? Doe onderstaande test en kijk of je jouw taken effectief bewaakt en waar je direct winst kunt boeken.

De test voor taakbewaking

Het enige wat je hoeft te doen is jezelf van – – (geheel niet of zelden van toepassing) tot ++ (geheel wel of meestal van toepassing) te scoren op de volgende 10 uitspraken:

  1. Ik neem taken van anderen op mijn schouders.
  2. Ik delegeer weinig.
  3. Ik ben slecht in staat om ‘nee’ te zeggen als een collega met een karweitje komt.
  4. Ik laat me door anderen niet in mijn werk storen.
  5. Ik los de problemen van anderen op.
  6. Als ik ‘nee’ zeg tegen een verzoek leg ik uit waarom ik ‘nee’ zeg, totdat de ander tevreden is.
  7. Als ik verzoeken weiger, zoek ik naar oplossingen die voor de ander aanvaardbaar zijn.
  8. Ik kan ‘nee’ zeggen als het nodig is en ik kan ook bij mijn ‘nee’ blijven.
  9. Iemand uitleggen wat hij voor mij moet doen, duurt langer dan het zelf doen.
  10. Ik doe werk waar mijn baas voor betaald wordt.

Alles gescoord? Mooi! Beloon jezelf dan voor de uitspraken 4 en 8 als volgt:

– – = 1 punt
= 2 punten
0 = 3 punten
+ = 4 punten
+ + = 5 punten


En geef jezelf voor alle andere uitspraken precies de omgekeerde beloning:

+ + = 1 punt
+ = 2 punten
0 = 3 punten
= 4 punten
– – = 5 punten


Tel nu je punten bij elkaar op.
Hoe hoger jouw totaal (maximaal 50), hoe beter jij je taken bewaakt. En hoe lager jouw totaal (minimaal 10), des te meer tijd je verspilt aan werk dat niet bij jou hoort.

Deze taak kun je niet delegeren

En? Hoe ziet de uitslag er bij jou uit? Elke uitspraak bevat een manier om jouw taken beter te bewaken.

Scoor jij lager dan je lief is? Ga dan direct aan het werk met de uitspraak met de laagste punten. En nee, deze taak kun je niet delegeren – zelfs niet als je dubbel min scoort op uitspraak 2.

Stel je eens voor

Vanaf nu doen jouw collega’s hun eigen ‘ding’ en lossen zij hun eigen problemen op. Ze komen hun afspraken na, communiceren open en eerlijk en nemen verantwoordelijkheid voor hun eigen gedrag.

Hoe zou dat voor jou zijn?
En voor je gezin, je vrienden en je hobby’s?

Els voelde zich een uitgeknepen citroen

Hoe Els zich voelde voordat zij effectief met haar taakbewaking aan de slag ging, weet zij nog goed:

“Toen ik me aanmeldde voor het leiderschapsprogramma ‘Meer Succes, Minder Stress’ was ik echt de wanhoop nabij. Ik had alles geprobeerd. Beter plannen, efficiënter met mijn tijd omgaan, aan alles en iedereen trekken en sleuren om dingen gedaan te krijgen. Almaar meer en harder werken. Maar niets hielp.

Ik was moe, voelde me opgebrand, en merkte dat ik ten einde raad was. Ik hield van mijn job, maar tegelijkertijd voelde ik me meer en meer als een uitgeperste citroen. Van tijd voor mezelf of tijd voor mijn gezin was geen sprake meer. Zelfs als ik bij mijn gezin was, was ik met mijn hoofd ergens anders. Ik kon van niets meer genieten. Het was een kwestie van tijd voor ik onderuit zou gaan. Dat wist ik met zekerheid.”

Nu heeft Els de touwtjes in handen

Nu – één jaar na ‘Meer Succes, Minder Stress’ – is de situatie van Els helemaal anders:

“In plaats van geleefd te worden en almaar door te hollen zit ik terug aan het stuur van mijn leven. In mijn werksituatie weet ik nu wat wel en niet mijn verantwoordelijkheid is, ik kom op voor mijn belangen, laat niet meer over me heen lopen en heb komaf gemaakt met nalatigheid van anderen.

Thuis heb ik terug tijd voor hobby’s en ben ik echt aanwezig. Mijn relatie met mijn man en kinderen is veel hechter en veel fijner. Ik slaap goed, voel me energiek en kan weer volop van het leven genieten.”

Lees de volledige referentie van Els Niemegeerts.

Blijf jij tobben of wil je toppen?

Is het resultaat uit jouw test voor taakbewaking voor – fikse – verbetering vatbaar? Dan heb ik nog een extra aanbod voor je.

Je taken niet of onvoldoende bewaken, gaat hand in hand met stress. Wil jij voor jezelf de balans opmaken waar jij staat in jouw stress of succes? Dan nodig ik je van harte uit om deel te nemen aan mijn online workshop ‘Werken Zonder Stress’. In deze workshop ontdek je jouw tobbers en toppers en krijg je vele handvatten en tips om met meer succes en minder stress te werken.

Deze zomer geef ik mijn workshop nog maar een beperkt aantal keren met een fikse zomerkorting; klik hier en grijp je kans om daar nu nog gebruik van te maken.

Reageer gerust

Wil je me vertellen wat de uitkomst van jouw test voor taakbewaking was? Of welke ervaringen jij daardoor met verzuim en nalatigheid in jouw werk hebt? Laat hieronder je reactie achter. Ik reageer altijd.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Photo by Mitchell Luo on Unsplash

Direct contact