Doelen stellen zonder jezelf te frustreren? Wees SMART!

Doelen stellen zonder jezelf te frustreren? Wees SMART!

Hoe zou het zijn als je jouw doelen voortaan zonder frustraties kunt stellen? En dat je die doelstellingen daarna fluitend behaalt, terwijl iedereen met je meefluit?

Door SMART te zijn gaat dit je lukken en in deze blog ontdek je precies hoe je dit zelf voor elkaar krijgt.

Dus verheug je alvast maar op leuke, nuttige en constructieve vergaderingen en hoe je in één moeite door tijd voor jezelf overhoudt, je project op tijd afkrijgt én volgende maand 2 kilo lichter bent.

Maar laten we beginnen bij het begin en kijken waarom doelen stellen je nu nog zo frustreert.

Wat frustreert er zo?

  • "Waarom krijg ik mijn afdeling of team niet in beweging?"
  • "Waarom leveren onze overleggen niets op?"
  • "En waarom nemen mijn leveranciers of klanten zelf geen verantwoordelijkheid?"

Tob jij ook met dit soort vragen? Dan ben je niet de enige!

Welke ambitieuze directeur, manager of ondernemende professional ik ook spreek, allemaal lopen ze tegen hier tegenaan, zowel offline, online en hybride.

Zucht.

Je wilt wel anders, maar je krijgt het niet voor elkaar – wat je ook probeert en hoeveel tijd en energie je ook aan 's avonds en in de weekends aan je werk verstookt. Steeds opnieuw word je getrakteerd op dezelfde procedurefouten, dezelfde oeverloze vergaderingen en dezelfde klachten van klanten, terwijl dit mijlenver afstaat van de effectiviteit en efficiëntie die jij voorstaat en de service die je wilt leveren.

Zucht, zucht en nog eens zucht!

Om moedeloos van te worden! En helemaal, omdat je in je werk enerzijds leegloopt door het gebrek aan passie, energie en plezier – een beproefd recept voor een bore-out – en anderzijds jezelf volkomen opbrandt door 24/7 met je werk bezig te zijn en jezelf, je hobby's en je dierbaren te verwaarlozen – een ideale cocktail voor een burn-out.

Doorbreek het patroon

Het kan simpeler, het kan sneller en vooral: het kan leuker.

Hoe zou het zijn als iedereen van zijn eiland afkomt en gaat investeren in samenwerken, waardoor innovatie mogelijk wordt. Als kennis en kunde gedeeld worden en iedereen van elkaar wil leren. En als er geluisterd wordt naar elkaar en daar ook echt iets mee wordt gedaan.

Door jouw doelen voortaan SMART te stellen, krijg je dit eenvoudig voor elkaar. Hierna leg ik je precies uit hoe je dat doet. En onderaan deze blog krijg je een extraatje van me waarmee je jouw doelen nog gemakkelijker zonder frustraties stelt.

Je zult zien: met SMART doelen stellen wordt (samen)werken een stuk leuker zonder dat het stress oplevert.

Wat is SMART?

SMART is een acroniem voor:

  • Specifiek
  • Meetbaar
  • Acceptabel
  • Realistisch
  • Tijdgebonden

Wil je iets bereiken? Dan helpt het om doelen SMART te stellen en ook je resultaten SMART te verwoorden. Doe je dat niet? Dan blijf je aanmodderen.

Vage klachten

Laten we nog eens kijken naar de vragen uit het begin van deze blog:

  • "Waarom krijg ik mijn afdeling of team niet in beweging?"
  • "Waarom leveren onze overleggen niets op?"
  • "En waarom nemen mijn leveranciers of klanten zelf geen verantwoordelijkheid?"

Valt je iets op? Juist: de vragen zijn weinig concreet.

  • Want wat is dat dan, "in beweging komen"?
  • Wanneer levert een overleg wél iets op?
  • En waar wil je eigenlijk dat je klant of leverancier zelf verantwoordelijkheid voor neemt?

Dit soort vage klachten – want dat zijn het – kun je alleen maar oplossen als je precies weet waar je wél naartoe wilt. Als je een heldere doelstelling formuleert. Zo helder, dat iedereen die het aangaat snapt wat hij moet doen, wanneer hij dat moet doen en waarom hij dat moet doen.

Dat doe je met SMART doelen stellen en het formuleren van SMART resultaten. In de volgende paragrafen licht ik elke letter van SMART toe.

Specifiek

Een SMART doelstelling geeft richting aan wat je wilt bereiken en wanneer. Hij stuurt je eigen gedrag en dat van anderen.

Dat heeft alleen kans van slagen als je heel specifiek bent. Daarom geef je in je doelstelling antwoord op de zes W's: wat, waarom, wie, wanneer, waar en welke.

  • Wat willen we bereiken?
  • Waarom willen we dat bereiken?
  • Wie doen er mee?
  • Wanneer gaan we het doen?
  • Waar gaan we het doen?
  • Welke acties zijn er nodig?

Je ziet: je beschrijft heel concreet acties, gedrag en meetbaar resultaat. Dat is heel wat specifieker dan die vage klachten waar niemand wat mee kan.

Meetbaar

Een SMART doel moet je objectief kunnen waarnemen. Maak je het exact, dan kun je het meten. Daarom staat er in je doelstelling niet alleen wat je gaat doen, maar ook hoeveel je dat gaat doen. En hoe het waarneembaar resultaat eruitziet.

Omschrijf hoe je het resultaat gaat meten, met welke methode of procedure. Het mooiste is als je begint met een nulmeting, dan zie je in hoeverre je resultaat hebt behaald. Niet voor niets is dit ook de werkwijze van FFT, zowel in de Masterclass 'Succes Zonder Stress', als in het leiderschapsprogramma 'Meer Succes, Minder Stress' als in de bedrijfsprogramma's 'Excelleren met je team'.

Acceptabel

Je hebt vast al vaker ervaren dat onwillige collega's resultaat in de weg staan. Want je kunt nog zulke mooie doelen stellen – als er weerstand is, wordt het nooit wat. Of het doel wordt wel gehaald, maar daarna zakt het al snel weer terug naar de oude situatie.

Daarom: zorg voor draagvlak als er meerdere mensen bij betrokken zijn. Dat doe je door mensen inspraak te geven. Niet alleen bij het vaststellen van de doelstelling, maar ook hoe je die samen gaat waarmaken. Dat werkt vooral goed als het om doelen voor de kortere termijn gaat.

Veel ambitieuze directeuren, managers en ondernemende professionals vinden het spannend om hun teamleden inspraak te geven, omdat het in eerste instantie meer tijd, geld en energie lijkt te kosten dan dat het oplevert. In de praktijk is het echter de beste garantie voor blijvend resultaat. Je team voelt zich gezien en gehoord en is daardoor bereid haar beste beentje voor te zetten. Wil je een team met vleugels, communiceer dan transparant!

Realistisch

Motivatie speelt een grote rol bij het behalen van je doelstelling. Voor jou, maar ook voor alle andere betrokkenen.

Er is maar weinig zo demotiverend als een te hoog gegrepen doel. Of het moet een te gemakkelijk doel zijn – dat prikkelt niet eens om zin te máken, laat staan eraan te beginnen.

Daarom is een SMART doelstelling haalbaar en uitvoerbaar. Hij moet te doen zijn binnen de tijd, en rekening houden met overige werkzaamheden en onvoorziene omstandigheden.

Een beetje extra moeite mag het wel kosten. Dan zien mensen het als een uitdaging en voelt het als een beloning als het lukt.

Stel bij het formuleren van de doelstelling de volgende vragen:

  • Is de doelstelling haalbaar en uitvoerbaar?
  • Is het echt zo dat de betrokkenen invloed hebben op het resultaat?
  • Kan ik de betreffende acties in redelijkheid van de betrokkenen verwachten?
  • Heeft iedereen de nodige kennis, vaardigheden en bevoegdheden?

Tip: als een doelstelling te groot of te moeilijk is, deel hem dan op in subdoelstellingen. Kleinere stappen zijn overzichtelijk. Ze geven meer vertrouwen in de haalbaarheid. En tussendoor voelt iedereen steeds weer de beloning van het slagen.

Tijdgebonden

Een project zonder duidelijke einddatum bloedt vaak dood. Zorg dat de SMART doelstelling een heldere begin- en einddatum heeft.

  • Wanneer beginnen de acties?
  • Op welk momenten ga je meten?
  • Wanneer is het voorbij?

Waar gebruik je SMART voor?

SMART doelstellingen zijn breed in te passen.

  • In opdrachten aan je leveranciers, je afdeling of je team.
  • Voor persoonlijke ontwikkelingsplannen van jezelf of je medewerkers.
  • Bij projectplannen en communicatieplannen.
  • Alles wordt beter met SMART.

Komt je team niet in beweging? Maken collega's je verwachtingen niet waar? Omschrijf het gewenste gedrag en giet het samen in een SMART plan.

Wil je dat je klanten of leveranciers meer eigen verantwoordelijkheid nemen? Bespreek met ze hoe het beter kan en giet dit in SMART afspraken.

Een SMART plan

Je weet nu wat SMART is. Maar hoe vertaal je dit naar de praktijk? Ontdek het aan de hand van een voorbeeld uit mijn praktijk.

De grote klacht

Sinds 1997 kom ik vanuit mijn eigen bedrijf FFT bij allerlei organisaties over de vloer: zowel groot, middelgroot als klein, actief in profit sector en non profit sector, van koninklijke hofleverancier tot en met start-ups. Een klacht die ik vaak tegenkom is dat overleggen met directies, management of teams nergens toe leiden. Bij doorvragen hoor ik dit:

  • "Deelnemers komen te laat – als ze al komen."
  • "Niemand leest de stukken."
  • "Collega's zijn met hun hoofd ergens anders: e-mail checken, onderonsje met de buurman, appje van de verloofde."
  • "Agendapunten schuiven door omdat de manager toevallig nét een afspraak met een belangrijke klant heeft."
  • "Er verdwijnt haast nooit iets van de actielijst, maar er komt wel van alles bij."

En o ja, nog iets: "Elke keer voeren dezelfde haantjes het hoogste woord – anderen komen er niet aan te pas."

Herken je het?

Zo wil je het niet, maar hoe dan wel?

Ik hoor het je denken: "Die eindeloze overleggen? Zonde van de tijd."

Het gekke is: niemand wil oeverloos vergaderen. Maar veel organisaties, teams en medewerkers verzanden er toch in – tot ieders grote frustratie.

Alleen maar uitspreken dat het anders moet, brengt geen oplossing. Je zult actie moeten nemen, SMART actie en daarbij komt de UBAA goed van pas.

Begin met het formuleren van een wens: "Ik wil voortaan effectief vergaderen."

Maak daar vervolgens een SMART doelstelling van. Kijk hierna maar hoe die eruitziet.

Weet je nog: maak het Specifiek

Formuleer je SMART doelstelling zo precies mogelijk. Bijvoorbeeld:

Ons wekelijkse teamoverleg op kantoor is binnen een maand effectief, zodat we meer tijd overhouden voor het primaire proces. Dit houdt in:

  • Alle teamleden zijn aanwezig, offline of online.
  • Teamleden zijn op tijd en blijven tot het einde van het overleg.
  • Het overleg begint op de afgesproken tijd en eindigt op de afgesproken tijd (of eerder als de agenda eerder doorgenomen is).
  • Teamleden hebben zich voorbereid: ze hebben de vergaderstukken gelezen en kunnen het woord voeren over de agenda- en actiepunten waarbij ze betrokken zijn.
  • Elk agendapunt wordt behandeld.
  • Actiepunten worden binnen de daarvoor vastgestelde tijd uitgevoerd; de actielijst wordt elk overleg doorgenomen en geüpdatet.
  • De voorzitter bewaakt de tijd, zorgt dat alle agendapunten aan bod komen en geeft alle teamleden spreektijd.
  • De voorzitter bekrachtigt gewenst gedrag en stopt negatief gedrag.

Hoe maak je het Meetbaar?

Formuleer hoe je de resultaten toetst. De effecten moeten geobjectiveerd zijn en met een of meerdere zintuigen waar te nemen.

We toetsen het resultaat door de volgende vragen te beantwoorden:

  • Beginnen en eindigen we op tijd?
  • Zijn alle agendapunten binnen de tijd behandeld?
  • Is elk actiepunt binnen de afgesproken tijd uitgevoerd?
  • Zijn alle teamleden van begin tot eind aanwezig? Hebben ze de stukken gelezen? Heeft iedereen spreektijd gehad en daar gebruik van gemaakt?

Acceptabel voor je hele team

Draagvlak zal geen probleem zijn: niemand houdt van oeverloos vergaderen. Voor de acceptatie van het gestelde doel is het echter wel handig om vooraf met je teamleden te bespreken hoe zij het teamoverleg tot dan toe ervaren hebben.

  • Wat vinden ze effectief en wat niet?
  • Hoe kan ieder zijn steentje bijdragen aan het doel?

Je teamleden zien en horen maakt je een motiverende baas, niet alleen het stellen van heldere doelen.

Blijf Realistisch

Bij realistisch hoort dat het uitvoerbaar is. Als je verwacht dat elk teamlid de stukken leest, moeten die wel op tijd beschikbaar zijn. En zij moeten de gelegenheid krijgen om zich binnen werktijd voor te bereiden.

Realistisch is ook dat er voor een overleg van een uur geen 30 agendapunten zijn. Dat iedereen die nodig is voor besluitvorming present is (of zich laat vertegenwoordigen). En dat er een werkende online omgeving is voor flexwerkers.

Deze randvoorwaarden leg je bij voorkeur vast in het plan.

Tijdgebonden: stel een begin en een eind

Dit is een gemakkelijke:

  • De acties om de doelstelling te behalen gaan direct in.
  • Gedurende een maand toetsen we na afloop van elk werkoverleg de resultaten.
  • Daarna toetsen we op het laatste werkoverleg van elke maand of het resultaat beklijfd is.

Cadeautje voor jou

Ik beloofde je dat je in deze blog zou ontdekken hoe je jouw werk simpeler, sneller en leuker kan maken.

Je hebt nu ontdekt hoe je dat doet én je hebt gezien hoe je het in de praktijk uitwerkt.

En je krijgt nog wat extra's: een praktische SMART-checklist. Daarmee formuleer je een doel of resultaat stap voor stap SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

Samendoen?

Vraag en antwoord

Heb je vragen over deze blog? Of wil je jouw ervaringen met (niet) SMART doelen stellen delen? Laat dan hieronder jouw reactie achter en ik antwoord persoonlijk.

Doe mee met mijn interactieve, online Masterclass

Stap nu uit jouw vicieuze cirkel van alsmaar harder werken, waardoor je tijd en energie krijgt voor jezelf en ontspannen excelleert aan de top. In slechts één uur krijg jij weer grip op je werk en leven. Meld je nu aan voor de interactieve, online Masterclass 'Succes Zonder Stress'.

Aanmelden Masterclass

Exclusief 1 op 1 sparren

Wil je liever direct persoonlijk met mij in gesprek, zodat 0% overuren, 25% productiever en 100% leven jouw relaxte werkelijkheid wordt? Klik hier om jouw Doorbraaksessie te boeken en we spreken elkaar binnenkort.

4 reacties op “Doelen stellen zonder jezelf te frustreren? Wees SMART!”

  • Karin schreef:

    Hallo Margriet,

    Een leuk en goed artikel over vergaderen!
    Dank je.

    Gr. Karin

    1. Margriet schreef:

      Dank je wel Karin voor je waardering. Groetjes, Margriet

  • Aad de Vette schreef:

    Hoi Margriet,

    Bedankt, leuk om te lezen. Heel herkenbaar, en goed om nog eens "op een rijtje" te krijgen.

    Op mijn werk gebruiken we de Scrum-methode. Iedere twee weken halen we in een planning session een aantal stories van de backlog. Die stories zijn zo SMART mogelijk gemaakt in een refinement session. Tijdens een planning session wordt een verantwoordelijke persoon aan toegewezen (vrijwillig). De te verwachten inspanning wordt middels een soort stemming uitgedrukt in story points. Het team neemt per twee weken niet meer dan een bepaald aantal story points aan, op basis van ervaringen uit voorgaande perioden, de zogenaamde sprints.

    Een story levert altijd een tastbaar product op. Als dat niet kan in twee weken, dan splitsen we een story op in kleinere tastbare producten. Een belangrijk hulpmiddel daarbij is het minimal viable product, een éénvoudige versie van het eindproduct, maar waar je al wel iets mee kunt. Bijvoorbeeld een overzicht van alle nieuwe klanten van de laatste maand, maar nog niet van hun bestedingen. Of een app waarmee je makkelijk kunt betalen naar een rekening binnen dezelfde bank, maar nog niet naar een andere bank.

    Iedere ochtend komen we bij elkaar voor een korte standup meeting. Al staande heb je niet zo de neiging om lang te vergaderen of in te dutten. Tijdens deze meeting vertelt iedereen kort wat ie sinds de vorige meeting aan "zijn" story(ies) gedaan heeft, wat ie deze dag nog gaat doen en of ie daarbij hulp nodig heeft. Je hoeft een story niet in je eentje te doen, onderdelen kunnen worden uitgevoerd door een collega. Iedere sprint wordt afgesloten met een demo session voor de stakeholders en een retrospective session waarin we terugblikken op de vorige sprint en kijken of de werkwijze goed was of wellicht iets moet worden aangepast.

    De clue van Scrum is dat het perfecte eindresultaat makkelijker wordt gehaald door vele kleine stapjes, dan door weinig grote langdurige stappen. Door te zorgen dat er op ieder moment een resultaat is, het MVP, kan er onderweg makkelijk worden bijgestuurd.

    Zo, dit was mijn verhaal. Hopelijk vond je het leuk te lezen dat jouw artikel herkenning oproept.

    En uiteraard gaat het niet altijd zo gestructureerd hoor 😉

    Groetjes,

    Aad

    1. Margriet schreef:

      Hoi Aad,

      Wat een leuke, uitgebreide reactie met inkijk in hoe jullie Scrummen.
      Klinkt lekker dynamisch, doel- en resultaatgericht.
      Hou ik van, maar dat had je vast al wel in de gaten.

      Groetjes van Margriet

  • Laat een reactie achter

    You have to agree to the comment policy.

    Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.