Hoe je efficiënt samenwerkt in 5 stappen (past op een A4-tje)

Het is best lastig om efficiënt samen te werken. Zeker als je het gevoel hebt dat al je collega’s op een eilandje zitten.

Je wilt ze wel bereiken, maar het lukt eenvoudigweg niet. Iedereen doet zijn eigen ding en volgt zijn eigen agenda. Er is geen dag waarop iedereen tegelijkertijd aanwezig is. Als er al een collectieve bijeenkomst is, komt steevast 20% te laat en gaat 30% voor het einde weg.

Van voorbereiding is geen sprake, van besluiten en vervolgacties evenmin. Wat er wordt besproken zijn de ontelbare brandjes die ook deze week moeten worden geblust.

Geen tijd te verliezen, time is money, management bij A4.

Gek. Efficiëntie vraagt juist om andere randvoorwaarden. Druk is een slechte raadgever. Het is zelfs een valkuil. In dit artikel geef ik je de vijf stappen waarmee je wel efficiënt samenwerkt.

De voordelen van efficiëntie zijn legio

Door efficiënt te werken kun je met dezelfde mensen of middelen meer producten of diensten maken of kun je deze beter of sneller leveren.

Bij bezuinigingen kun je met minder mensen en middelen dezelfde waar leveren. Met dezelfde kwaliteit. In hetzelfde tempo. Tegen dezelfde of lagere kosten.

Door mensen is efficiëntie ingewikkeld

Doelmatig werken klinkt simpel, maar dat is het niet. En zeker niet als mensen het verschil maken. Dan heb je ineens te maken met persoonlijke nukken en grillen. Maar ook met klanten die gezien en gehoord willen worden. En met professionele normen en waarden.

Efficiëntie luistert nauw

Doet de menselijke maat er in jouw organisatie niet toe? Dan kun je veel automatiseren. 365 dagen dropjes produceren. 24/7 flappen tappen. Bekeuringen voor te hard rijden die binnen 1,5 week op de mat vallen.

Voor elke regel een proces. Voor alle processen een systeem. Voor alle systemen een management wat verantwoordelijk is dat het juiste gebeurt op het juiste moment door de juiste persoon.

Kennis is onontbeerlijk

Tuurlijk wil je efficiënt werken. Waar moet je beginnen? Bij de kennis. Bij weten wat je doet. Heb jij of heeft je organisatie echt in kaart wie wat doet, wanneer, waarom en hoe?

Pas als je dat weet kun je aan de knopjes gaan draaien om processen verder te optimaliseren en minder te verspillen.

Dat is nog verschrikkelijk lastig als je min of meer geleefd wordt. Er zijn namelijk ook nog gewoon ontevreden klanten en onwillige medewerkers die je aandacht vergen. En dan ook nog druk, druk, druk, snel, snel, snel de processen efficiënter maken. Dat werkt natuurlijk niet.

Met de volgende stappen lukt efficiënt samenwerken wel.

1. Weet wat je wilt

Als je weet wat je wilt kun je je daarop focussen. Dan kun je slim werken in plaats van hard werken, omdat je de juiste dingen doet op het juiste moment met de juiste mensen en middelen.

2. Maak een plan

Je komt niet vanzelf waar je wilt zijn. Dat vraagt om gerichte actie. De grootste fout die je hierbij kunt maken is direct rennen. Weet je wat het is met zomaar rennen? Je weet niet waar je naartoe moet. En ook niet wanneer je moet stoppen. Dat leidt tot teleurstellingen en frustraties.

Helaas staan de meeste mensen niet te jubelen als ze het woord ‘plannen’ horen. Ze vinden het tijdvreters om te maken, te lezen en te communiceren. En ze zien het als energievreters. Om iedereen te betrekken en informeren. Om draagvlak te krijgen en weerstanden te overwinnen. Om er samen voor te willen gaan. Als er een samen was, werd er wel efficiënt gewerkt.

Hoe je jezelf over beide soorten bezwaren heen tilt vind je hier. Grote kans dat je plannen dan wel tijd- en energiegevend vindt, omdat ze je helpen te concretiseren wat je wilt.

3. Voer je plan uit

Wat gaat er mis als je een plan hebt? Dat je het niet uitvoert. Hoe kun je je plan uitvoeren? Houd je aan de stappen die je hebt gepland. Focus op je doel. Laat je niet afleiden door wat er om je heen gebeurt. Haal vertrouwen uit jezelf en de mensen en middelen om je heen. Alles oké? Waag dan de sprong.

4. Meet je progressie

Als je beweegt kun je sturen. Stel jezelf een ultimatum om te doen wat je te doen hebt. En zorg dat je meet. Vanaf de start. Tussentijds. En aan het eind.

Uit wetenschappelijk onderzoek van Teresa Amabile blijkt dat progressie meer impact heeft op motivatie en prestatie dan waardering, prikkels en interpersoonlijk support.

Maak daarom tastbaar wat je doet. Ook een goed idee: vier elke stap vooruit, hoe klein ook in jouw ogen. Een centimeter, een gram, een eurocentje…

5. Stuur actief bij

Je weet wat je wilt, je hebt een plan, je voert het uit en je meet je progressie.

Goed bezig: de basis is op orde.

En nu? Om van centimeters kilometers te maken, stel je jezelf aan het eind van elke werkdag deze drie vragen:

1. Welke vooruitgang hebben mijn medewerkers of klanten geboekt in hun belangrijkste werkzaamheden?
2. Als er geen vooruitgang is geboekt, wat waren dan de belangrijkste belemmeringen?
3. Wat kan ik doen om progressie verder te bevorderen? (Wat goed gaat perfectioneren, wat niet goed gaat verhelpen.)

Werk vanuit de volgende principes:

1. Bedenk wat waarde heeft voor de klant
2. Bekijk de waardeketen: hoe komt de dienst of het product tot stand?
3. Produceer in een continue stroom met zo min mogelijk overdrachten, wachtmomenten en voorraden
4. Maak niets totdat de klant het gevraagd heeft
5. Streef naar perfectie

En jij?

Wat ga jij nu efficiënter doen in jouw samenwerking met collega’s of klanten? Laat het me hieronder weten, dan kan ik met je meedenken.