Efficiënt samenwerken in 5 stappen (past op een A4'tje)

Weet je wat een van de grootste ergernissen is van ambitieuze directeuren, managers en professionals? Dat ze niet efficiënt samenwerken! Want daardoor verspillen ze kostbare tijd, geld en energie, terwijl ze die ook voor zich kunnen laten werken.

Maar hoe doe je dat? En helemaal als je het gevoel hebt dat iedere collega op een eigen eiland zit waar hij zijn eigen ding doet en zijn eigen agenda volgt?

Er is geen dag waarop iedereen tegelijkertijd aanwezig is. En als er al een collectieve bijeenkomst is, komt steevast 20% te laat en gaat 30% voor het einde weg. Van voorbereiding is geen sprake, van besluiten en vervolgacties evenmin. Wat er wordt besproken zijn de ontelbare brandjes die ook deze week moeten worden geblust. Geen tijd te verliezen, time is money, management bij A4.

Herkenbaar? En ben jij het ook zo zat?

In deze blog krijg je vijf stappen aangereikt, waarmee je efficiënt samenwerken wel voor elkaar krijgt – zelfs als je met meerdere mensen en meerdere teams te maken hebt. En ze passen ook nog op een A4'tje, dus tel uit je winst.

De voordelen van efficiënt samenwerken

Door efficiënt samen te werken kun je met dezelfde mensen of middelen meer producten of diensten maken of kun je deze beter of sneller leveren. Daardoor kun je meer omzet of winst maken, een groter marktaandeel vergaren of van klanten fans maken.

Bij bezuinigingen kun je met minder mensen en middelen dezelfde waar leveren. Met dezelfde kwaliteit. In hetzelfde tempo. Tegen dezelfde of lagere kosten. Daardoor kun je de concurrentie te snel of te slim af zijn en klanten blijven binden en boeien.

Mensen maken efficiëntie moeilijk

Efficiënt samenwerken klinkt simpel, maar dat is het niet. En zeker niet als mensen het verschil maken. Dan heb je ineens te maken met ego's, nukken en grillen. Maar ook met klanten die gezien en gehoord willen worden. En met professionele waarden en normen, wet- en regelgeving enzovoorts. In al die gevallen kunnen efficiëntie en samenwerken op zich al issues zijn, laat staan de combinatie.

Efficiëntie luistert nauw

Doet de menselijke maat er in jouw organisatie niet toe? Dan kun je veel automatiseren. 365 dagen dropjes produceren. 24/7 flappen tappen. Bekeuringen voor te hard rijden die binnen 1,5 week op de mat vallen. Voor elke regel een proces. Voor alle processen een systeem. En voor alle systemen een management wat verantwoordelijk is dat het juiste gebeurt op het juiste moment door de juiste persoon.

Kennis is onontbeerlijk

Waar efficiënt samenwerken om draait, is dat je met elkaar de dingen juist doet. En dat begint bij kennis. Bij weten wat je zelf doet en wat je collega doet, zodat jullie samen inderdaad het juiste doen. Dat vraagt in ieder geval transparant communiceren.

Vraag aan jou:

Heb jij binnen jouw team of organisatie in kaart wie wat doet, wanneer, waarom en hoe?

Pas als je over deze kennis beschikt, kun je aan de knoppen gaan draaien om processen verder te optimaliseren, zodat je steeds minder tijd, geld en energie verspilt.

En dat is verschrikkelijk lastig als je geleefd wordt door de waan van de dag. Want er zijn altijd klagende klanten, luie leveranciers en mopperende medewerkers die je aandacht vragen. Ondertussen exploderen je mailbox en voicemail van de onbeantwoorde berichten. En dan ook nog druk, druk, druk en snel, snel, snel de processen efficiënter maken. Dat werkt natuurlijk niet.

De 5 stappen voor efficiënt samenwerken

Met de volgende stappen lukt efficiënt samenwerken wel.

1. Weet wat je wilt

Als je weet wat je wilt kun je je daarop focussen. Dan kun je slim werken in plaats van hard werken, omdat je de juiste dingen doet op het juiste moment met de juiste mensen en middelen. Lees hier hoe je doelen stelt zonder frustraties.

2. Maak een plan

Je komt niet vanzelf waar je wilt zijn. Dat vraagt om eigen verantwoordelijkheid en doel- en resultaatgerichte actie. De grootste fout die je hierbij kunt maken is direct rennen. Want je weet niet waar je naartoe moet. En ook niet wanneer je moet stoppen. Dat leidt tot stress, teleurstellingen en frustraties, zowel voor jou als voor je omgeving.

Helaas staan de meeste mensen niet te jubelen als ze het woord 'plannen' horen. Ze vinden plannen tijdvreters, zowel om te maken, als om te lezen en om te communiceren. Daar bovenop ervaren ze het hele planproces als energieslurper. Want eerst moet je iedereen betrekken en informeren. Daarna volgen draagvlak creëren en weerstanden overwinnen. En tenslotte volgt het commitment dat iedereen er 100% voor gaat. Niet voor niets slagen de meeste veranderingsprocessen niet.

Hoe je jezelf over beide soorten bezwaren – tijdvreters en energieslurpers – heen tilt, vraagt om effectief denken, durven en doen. Ontdek hier welke 5 redenen jou hierin weerhouden en op welke 3 manieren jij wel effectief functioneert. Grote kans dat je plannen voortaan als tijd- en energiegevers ervaart, omdat ze je helpen te concretiseren wat je wilt.

3. Voer je plan uit

Je hebt een plan, gefeliciteerd! En wat gaat er vervolgens mis? Dat je het niet uitvoert!

En dus belandt het in de spreekwoordelijk onderste la van je bureau – bovenop al die andere fantastische plannen voor efficiënt samenwerken. Hoe serieus neem je dan jezelf? En hoe serieus nemen anderen jou dan nog?

Mijn advies? Wacht niet tot de volgende woorden in de organisatie rondzingen: "We doen een plas, heffen het glas en gaan door zoals het was." Verzuim en nalatigheid liggen dan op de loer, evenals een mijnenveld aan klagers, roddel, jaloezie en ander ineffectief gedrag.

Dus hoe kun je jouw plan wel uitvoeren? Houd je aan de stappen die je hebt gepland. Focus op je doel. Laat je niet afleiden door wat er om je heen gebeurt. Haal vertrouwen uit jezelf en de mensen en middelen om je heen.

Alles oké? Waag dan de sprong.

4. Meet je progressie

Als je beweegt kun je sturen. Stel jezelf een ultimatum om te doen wat je te doen hebt. En zorg dat je meet. Vanaf de start. Tussentijds. En aan het eind.

Uit wetenschappelijk onderzoek van Teresa Amabile blijkt dat progressie meer impact heeft op motivatie en prestatie dan waardering, prikkels en interpersoonlijk support.

Maak daarom tastbaar wat je doet. Ook een goed idee: vier elke stap vooruit, hoe klein ook in jouw ogen. Een centimeter, een gram, een eurocentje… wees trots!

5. Stuur actief bij

Je weet wat je wilt, je hebt een plan, je voert het uit en je meet je progressie.

Goed bezig: de basis is op orde.

En nu? Om van centimeters kilometers te maken, stel je jezelf aan het eind van elke werkdag deze drie vragen:

1. Welke vooruitgang hebben mijn collega's of klanten geboekt in hun belangrijkste werkzaamheden?
2. Als er geen vooruitgang is geboekt, wat waren dan de belangrijkste belemmeringen?
3. Wat kan ik doen om progressie verder te bevorderen?
   • Perfectioneer wat goed gaat.
   • Verhelp wat niet goed gaat.

Werk vanuit de volgende principes:

1. Bedenk wat waarde heeft voor de klant, zodat je houdbaar bent en blijft.
2. Bekijk de waardeketen: hoe komt de dienst of het product tot stand en investeer in samenwerking als opstap naar innovatie?
3. Produceer in een continue stroom met zo min mogelijk overdrachten, wachtmomenten en voorraden.
4. Maak niets totdat de klant het gevraagd heeft.
5. Blijf perfectioneren, zodat je van sterke schakels ijzersterke kettingen maakt, waarmee je van goed goud maakt – en goud behoudt.

Van A4'tje naar actie

Je kent nu de vijf stappen voor efficiënt samenwerken. Het volgende A4'tje vat ze samen in de PDCA-cyclus, waarin je meteen ziet hoe je met deze vijf stappen ook jouw doelen en resultaten dient.

Door te weten wat je wilt (1), een plan te maken (2), dit op te volgen (3), je progressie te meten (4) en actief bij te sturen (5) gaan de juiste dingen doen en de dingen juist doen hand in hand. Effectief en efficiënt samenwerken dus, waardoor je je team vleugels geeft en samen relaxed excelleert aan de top.

Wil jij dit ook? Dan is er nog maar een ding nodig: ACTIE! Want zonder DOEN gebeurt er niets.

Kun je hierbij mijn hulp gebruiken? Maak je keuze uit een van de volgende opties.

Vraag en antwoord

Heb je vragen over deze blog? Of wil je jouw ervaringen met (niet) efficiënt samenwerken delen? Laat dan hieronder jouw reactie achter en ik antwoord persoonlijk.

Doe mee met mijn interactieve, online Masterclass

Stap nu uit jouw vicieuze cirkel van alsmaar harder werken, waardoor je tijd en energie krijgt voor jezelf en ontspannen excelleert aan de top. In slechts één uur krijg jij weer grip op je werk en leven. Meld je nu aan voor de interactieve, online Masterclass 'Succes Zonder Stress'.

Exclusief 1 op 1 sparren

Wil je liever direct persoonlijk met mij in gesprek, zodat 0% overuren, 25% productiever en 100% leven jouw relaxte werkelijkheid wordt? Klik hier om jouw Doorbraaksessie te boeken en we spreken elkaar binnenkort.