Van eilandjescultuur naar samen relaxed excelleren

Van eilandjescultuur naar samen relaxed excelleren

Weet je wat het ene woord is dat ik directeuren, managers en ondernemende professionals het meest in de mond hoor nemen als ze niet tevreden zijn over de samenwerking binnen of tussen hun teams? "Eilandjescultuur." Om vervolgens een hele waslijst van nadelen op te sommen, waardoor zij hun doelen en resultaten niet bereiken en ondertussen ook niet aan hun eigen werk toekomen.

Stuk voor stuk balen ze ervan dat hun collega's op eilandjes zitten en dat er geen bruggen worden gebouwd om effectief en efficiënt samen te werken. Want hoeveel meer zou er kunnen worden bereikt als iedereen de juiste dingen doet én de dingen juist doet? En hoeveel tijd, geld en energie zouden er dan over zijn voor innovatie en groei en bloei, zowel van mensen, als teams en de organisatie?

Met deze blog hoef je niet langer te dromen van een team dat relaxed excelleert, maar kun je direct aan de slag om jouw eilandjescultuur te doorbreken. Dat dit geen wassen neus is, illustreert het verhaal van de afdeling Basisdiensten van de Universiteit Utrecht waar Peter nu een 'luie manager' kan zijn, omdat zijn team op en top functioneert.

Maar laten we beginnen bij het begin. Wat is een eilandjescultuur precies?

Ieder zijn eigen koninkrijk

Heb je last van een eilandjescultuur, dan zie je het meestal in alle teams om je heen. Zowel boven je, als naast je, als onder je zitten collega's op hun eigen eilandje hun eigen ding te doen. Dat doen ze allemaal op hun eigen manier – zoals zij dat in de loop van de tijd hebben aangeleerd – en op hun eigen moment, met hun eigen projecten en hun eigen klanten.

Wat doet iedereen eigenlijk?

Keerzijde is dat er weinig productief wordt samengewerkt. Je ziet collega's wel eens naar elkaar zwaaien, maar eigenlijk weten ze niet goed wie wat doet en waarom, laat staan waar iedereen specialist in is. Sommigen kennen elkaar alleen van naam. Ze zien elkaar wel in de daily stand-up – live, online of hybride – en in het maandelijkse overleg – als dat doorgaat – maar verder komen ze elkaar niet tegen. Ook al hebben zij dezelfde klanten en sluiten hun diensten en producten op elkaar aan. Dat is eigenlijk best gek, toch?

Lekker langs elkaar heen

In jouw eigen functioneren is het echter niet anders. Ook jij kent je collega's amper, omdat zij net als jij op hun eigen eilandje zitten en daar hun eigen ding doen. Allemaal druk met resultaat, kwaliteit en voortgang boeken. En daarna nog drukker met rapporteren over juistheid, tijdigheid, volledigheid en betrouwbaarheid, zodat alle stakeholders rustig kunnen slapen. Maar ondertussen zie je de verspilling van tijd, geld en middelen met lede ogen aan, doordat er niet effectief, noch efficiënt met elkaar wordt samengewerkt.

Niet verantwoordelijk voelen

Terwijl jij 's nachts wakker ligt hoe jij je doelen en resultaten komende maand gaat behalen, prijzen de collega's in jouw team zich gelukkig dat zij zich daar niet druk om hoeven te maken. Iedereen heeft recht op zijn eigen probleem en het reilen en zeilen van de toko is jouw verantwoordelijkheid. Daar word jij voor betaald en daarvoor heb jij ook jouw sterren en strepen. Laat jij niets van je horen, dan gaat het goed. Geen bericht is goed bericht, toch? En zo verschanst iedereen zich op zijn eigen eiland om zijn eigen problemen op te lossen. En om te patiencen, want de boog kan niet altijd gespannen staan.

Eerste hulp bij calamiteit

De toon is gezet, je weet nu wat een eilandjescultuur is en dat iedereen in die cultuur daar op zijn eigen wijze aan bijdraagt – ook jij. Maar wat is daar het gevolg van?

Continue schadebeperking

Teams die niet samenwerken zijn continu bezig met schadebeperking. Als Leiden in last is, wordt alles in het werk gesteld om het lek te vinden en zo snel mogelijk te dichten. Omdat de volgende calamiteit zich snel weer aandient, blijft het meestal bij het dichten van de lekkage. Herkenbaar?

Kippen zonder kop

Bij een eilandjescultuur is deze manier van werken schering en inslag, omdat de organisatie out of control is en het team als kippen zonder kop functioneert. In feite regeert de waan van de dag, en dweilt men met de kraan open. Er is immers geen tijd om het lek echt te dichten en te voorkomen dat de boel gaat overstromen.

Service is naadje

In deze teams is veel verzuim en nalatigheid, waardoor veel tijd, geld en energie worden verspild. Processen en procedures worden slecht nageleefd en ook geautomatiseerde systemen gebruikt men niet volgens het boekje. Het gevolg: carbage in = carbage out. Klanten krijgen hun diensten of producten niet geleverd, of te laat, onvolledig of onjuist. Ze ervaren jou en je collega's als onbetrouwbaar en steken niet onder stoelen of banken dat de service naadje is.

Ego en imago in het geding

Van klagende klanten worden directeuren, managers en ondernemende professionals niet blij – dat is slecht voor hun ego en levert negatieve pers op. Wie dit op zijn geweten heeft, mag rekenen op een fikse uitbrander. Ondertussen wordt alles uit de kast gehaald om de klant weer koest te krijgen en de externe commotie te laten overwaaien.

Doel heiligt de middelen

Niet zelden gebeurt dit buiten alle procedures om en met buitenproportionele mensen en middelen, die vervolgens – ongeorganiseerd als alles is – de kans krijgen een nieuw eigen leven te leiden. Want zo ontstaan verworven rechten en bijzondere privileges, waardoor sommige collega's alles voor elkaar krijgen en overal mee wegkomen, terwijl anderen continu nul op het rekest krijgen – hoe groot het belang of de urgentie ook is.

Werk en achterstanden stapelen zich op

Terwijl iedereen druk is met brandjes blussen, stapelt het reguliere werk zich verder op en nemen ook achterstanden hand over hand toe. De productiviteit daalt, de werkdruk stijgt, de irritaties en frustraties groeien. Geen wonder dat de klanten klagen: jullie hebben de zaak ook niet op orde.

Klokkenluider zwijgt

Geen haar op je hoofd echter die eraan denkt om dat bij jouw bestuur, directie of management aanhangig te maken. Iedereen zit immers in hetzelfde lekke schuitje en met klokkenluiders loopt het over het algemeen niet goed af in de organisatie. Dus hupsakee, snel aan de slag om te redden wat er te redden valt, ook al is het lood om oud ijzer. Tot op heden ben je daar altijd nog mee weggekomen – zelfs thuis – dus dat zal nu ook wel weer lukken.

Uitwassen manifesteren zich

Heb je inmiddels een beeld hoe een eilandjescultuur zichzelf in stand houdt? En wat je eigen aandeel hierin is? Dan is het goed om ook een aantal uitwassen onder de loep te nemen.

Werkhouding laat te wensen over

Bij een eilandjescultuur vlot de communicatie binnen en tussen teams moeizaam. Er wordt veel langs elkaar heen gepraat en als er iets serieus te melden is, dan liever over elkaar dan met elkaar. Het teamoverleg – als het er al is – is een verplicht nummer waarin een standaard agenda wordt afgehandeld en waarin iedereen zijn eigen dingen doet – mail beantwoorden, social media checken of knikkebollen – totdat hij aan de beurt is. Te laat komen, eerder weggaan en onvoorbereid verschijnen zijn eerder regel dan uitzondering.

Delen is onzin

Eigenlijk vinden de teamleden het overleg ook onzin. Wat hebben ze er te halen? En wat zouden ze zelf moeten brengen? Als je niets met elkaar van doen hebt, dan heeft dit vergaderen toch geen enkele zin? Al dat gepraat over niets. Dan kunnen ze beter hun tijd besteden aan het oplossen van problemen van hun klanten. Daar worden ze voor betaald. En dus plannen ze de volgende keer weer een afspraak buiten de deur of vanuit huis, zodat ze niet aanwezig hoeven te zijn. Zo'n mijnenveld aan klagers zegt veel over jouw leiderschap.

Externen pikken de leuke opdrachten in

Ondertussen wordt er veel geld uitgegeven aan externen om gaten in kennis, kunde en ervaring te dichten. Die krijgen – tot ergernis van de eigen medewerkers – ook de leuke opdrachten, waar interne mensen nooit voor worden gevraagd, maar die ze wel zouden willen doen. Met als argument dat zij niet over de juiste kennis en ervaring beschikken. Iets wat niet per se vaststaat, omdat er niet over gesproken wordt met elkaar, maar waar ze op deze wijze in ieder geval ook nooit over lijken te beschikken.

Stop met dweilen!

Op de foto zie je het team Basisdiensten van Universiteit Utrecht op de successendag van hun bedrijfsprogramma 'BD2.0 voor UU'. Samen hebben zij hun eilandjescultuur doorbroken door te investeren in een excellent team, waardoor zij hun klanten nu veel slimmer, sneller en beter bedienen. Over hun ervaringen en resultaten vertellen de teamleden zelf in de prachtige testimonia die ik van ze mocht ontvangen.

Team BD

Volwassen en toekomstbestendig team

Afdelingshoofd Peter wilde zijn team volwassen en toekomstbestendig krijgen en ging aan de slag met 'BD2.0 voor UU'. De scepsis bij de teamleden aan het begin van het traject sloeg al snel om in enthousiasme en leergierigheid. Hij zag zijn medewerkers sterk groeien in hun professioneel acteren. Niet alleen maakten ze contact met hun eigen collega's, ze zochten ook contact buiten hun team, waardoor ze hun eigen eilandjescultuur op meerdere plekken doorbraken.

Verbeter de wereld, begin bij jezelf

Effectief gedrag begint bij jezelf. Peter keek kritisch naar zichzelf en zag dat hij groeide in zijn leiderschap. En dat dit effect had op zijn team. "De saamhorigheid binnen de afdeling is toegenomen, medewerkers zijn assertiever en daardoor krachtiger richting klanten en leveranciers." Zijn volledige testimonium kun je hier lezen.

Leren communiceren

Maar niet alleen Peter merkte een verschil in de eilandjescultuur van voorheen. Pieter maakte een grote stap in direct communiceren (in plaats van wollig taalgebruik), waardoor hij nu "veel sneller met de ander komt waar hij wil zijn." Mark leerde meer op de voorgrond te treden, zichzelf meer te laten zien en afscheid te nemen van zijn conflictmijdend gedrag.

Effectief denken, durven en doen

Johan heeft inzicht gekregen hoe belangrijk het is om persoonlijk leiderschap te tonen en effectief te denken, durven en doen. Hij ervaart dat de openheid die in het team ontstaan is "een goede grond is voor samenwerking en een uitstekende dienstverlening". David leerde hoe hij irrationele gedachten kan omzetten in ontspannen en productief samenwerken. En waarom duidelijk communiceren met klanten en de collega's binnen zijn team een belangrijke rol speelt in zijn functie.

Creativiteit barst los

Ook de creativiteit werd getriggerd en leverde fraaie platen met persoonlijke oogsten, foto's en kikkers op. Bobby kreeg inzicht in effectieve communicatie met anderen, waarbij assertiviteit aanwezig mag zijn. Shashi leerde SMART afspraken maken, zelf het initiatief te nemen en om hulp te vragen bij uitdagingen. Tim ontdekte dat je met meer stijlen ook meer voor elkaar kunt krijgen en dat naast afspreken ook aanspreken belangrijk is.

Spontaan groepstestimonium

Het team waar het allemaal mee begon, omdat het weinig constructief samenwerkte, schreef spontaan een groepstestimonium om hun blijdschap wereldkundig te maken. Ze omschrijven zich nu als een hecht team dat samen klanten helpt en resultaten boekt. Ze vinden dat veel leuker en productiever dan hun werk op eigen eilandjes doen. What else is there to say…

Openheid is de sleutel

Waar ik blij van werd – en waarom ik mijn werk met LOVE doe – is dat ieder teamlid openstond voor feedback van zijn collega, ongeacht functie, rol of positie. En dat ook iedereen feedback aan elkaar durfde te geven, ongeacht hiërarchie, kennis, kunde of ervaring.

Onmogelijk bestaat niet

Door open en eerlijk met elkaar te leren communiceren, creëerde dit team veiligheid en vertrouwen. Alle 'ikken' bleken er te mogen zijn en in de nieuwe 'wij' voelde iedereen zich al snel veel meer thuis dan in de solofuncties en losse eilandjes van voorheen. Want wat alleen niet lukte, slaagde samen wel. Het onmogelijke bleek met elkaar haalbaar.

Kom van je eiland af

Wil jij ook dat je team constructief samenwerkt? Stop dan nu met dweilen met de kraan open en investeer in je team. Niemand heeft er baat bij heeft dat een eilandjescultuur zich continueert. Het kost business, klanten en huwelijken, terwijl het ook mogelijk is om 0% overuren, 25% productiever en 100% leven waar te maken. Het enige wat het van jou vraagt, is dat jij van je eilandje afkomt en de brug slaat naar je collega's, waardoor jullie samen het roer kunnen omgooien.

Samen bruggen bouwen?

Vind je het fijn om je eerste brug samen met mij te bouwen? Ik help je graag met een van de volgende opties.

Vraag en antwoord

Heb je vragen over deze blog? Of wil je jouw ervaringen met een eilandjescultuur delen? Laat dan hieronder jouw reactie achter en ik antwoord persoonlijk.

Doe mee met mijn interactieve, online Masterclass

Stap nu uit jouw vicieuze cirkel van alsmaar harder werken, waardoor je tijd en energie krijgt voor jezelf en ontspannen excelleert aan de top. In slechts één uur krijg jij weer grip op je werk en leven. Meld je nu aan voor de interactieve, online Masterclass 'Succes Zonder Stress'.

Aanmelden Masterclass 'Succes Zonder Stress'

Exclusief 1 op 1 sparren

Wil je liever direct persoonlijk met mij in gesprek, zodat 0% overuren, 25% productiever en 100% leven jouw relaxte werkelijkheid wordt? Klik hier om jouw Doorbraaksessie te boeken en we spreken elkaar binnenkort.

Laat een reactie achter

You have to agree to the comment policy.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.