“Waarom krijg ik mijn team niet in beweging?”
“Waarom leveren onze werkoverleggen niets op?”
“Waarom nemen mijn klanten zelf geen verantwoordelijkheid?”

Tob jij ook met dit soort vragen? Dan ben je niet de enige. Welke klant ik ook spreek, allemaal lopen ze hier tegenaan.

Je wilt wel anders, maar je krijgt het niet voor elkaar. Wat je ook probeert.

Daar baal je van. Steeds weer dezelfde procedurefouten, steeds weer dezelfde oeverloze vergaderingen, steeds weer dezelfde klachten van klanten.

Wat doet dat met jou? Je werk kost je te veel energie. Je hebt nauwelijks nog plezier in je werk. En je loopt continu achter de feiten aan.

Om moedeloos van te worden.

Doorbreek het patroon

Het kan simpeler, het kan sneller en vooral: het kan leuker.

Als iedereen van zijn eiland afkomt en met elkaar gaat samenwerken. Als kennis en kunde gedeeld worden en iedereen van elkaar wil leren. Als er geluisterd wordt naar elkaar en daar ook echt iets mee wordt gedaan.

In dit artikel ontdek je hoe je dat voor elkaar krijgt. Het is helemaal niet moeilijk. Je hoeft alleen SMART te worden.

Ik leg je uit hoe je dat doet. En onderaan dit artikel krijg je een extraatje van me waarmee je het nog makkelijker uitvoert.

Je zult zien: met SMART wordt (samen)werken een stuk leuker zonder dat het stress oplevert.

Wat is SMART?

SMART is een acroniem voor:

Specifiek
Meetbaar
Acceptabel
Realistisch
Tijdgebonden

Wil je iets bereiken? Dan helpt het om SMART-doelen te stellen en ook je resultaten SMART te verwoorden. Doe je dat niet? Dan blijf je aanmodderen.

Vage klachten

Laten we nog eens kijken naar de vragen uit het begin van het artikel:

“Waarom krijg ik mijn team niet in beweging?”
“Waarom leveren onze werkoverleggen niets op?”
“Waarom nemen mijn klanten zelf geen verantwoordelijkheid?”

Valt je iets op? Juist: de vragen zijn weinig concreet.

Want wat is dat dan, in beweging komen? Wanneer levert een werkoverleg wél iets op? En waar wil je eigenlijk dat je klant zelf verantwoordelijkheid voor neemt?

Dit soort vage klachten – want dat zijn het – kun je alleen maar oplossen als je precies weet waar je wél naartoe wilt. Als je een heldere doelstelling formuleert. Zo helder, dat iedereen die het aangaat snapt wat hij moet doen, wanneer hij dat moet doen en waarom hij dat moet doen.

Dat doe je met SMART. Ik zet alle onderdelen voor je op een rij.

Specifiek

Een SMART-doelstelling geeft richting aan wat je wilt bereiken en wanneer. Hij stuurt je eigen gedrag en dat van anderen.

Dat heeft alleen kans van slagen als je heel specifiek bent. Daarom geef je in je doelstelling antwoord op de zes W’s: wat, waarom, wie, wanneer, waar en welke.

  • Wat willen we bereiken?
  • Waarom willen we dat bereiken?
  • Wie doen er mee?
  • Wanneer gaan we het doen?
  • Waar gaan we het doen?
  • Welke acties zijn er nodig?

Je ziet: je beschrijft heel concreet acties, gedrag en meetbaar resultaat. Dat is heel wat specifieker dan die vage klachten waar niemand wat mee kan.

Meetbaar

Een SMART-doel moet je objectief kunnen waarnemen. Maak je het exact, dan kun je het meten. Daarom staat er in je doelstelling niet alleen wat je gaat doen, maar ook hoeveel je dat gaat doen. En hoe het waarneembaar resultaat eruitziet.

Omschrijf hoe je het resultaat gaat meten, met welke methode of procedure. Het mooiste is als je begint met een nulmeting, dan zie je in hoeverre je resultaat hebt behaald.

Acceptabel

Je hebt vast al vaker ervaren dat onwillige medewerkers resultaat in de weg staan. Want je kunt nog zulke mooie doelen stellen – als er weerstand is, wordt het nooit wat. Of het doel wordt wel gehaald, maar daarna zakt het al snel weer terug naar de oude situatie.

Daarom: zorg voor draagvlak als er meerdere mensen bij betrokken zijn. Dat doe je door mensen inspraak te geven. Niet alleen bij het vaststellen van de doelstelling, maar ook hoe je die samen gaat waarmaken. Dat werkt vooral goed als het om doelen voor de kortere termijn gaat.

Veel managers vinden het spannend om hun medewerkers inspraak te geven. Maar in de praktijk is het de beste garantie voor blijvend resultaat.

Realistisch

Motivatie speelt een grote rol bij het behalen van je doelstelling. Voor jou, maar ook voor alle andere betrokkenen.

Er is maar weinig zo demotiverend als een te hoog gegrepen doel. Of het moet een te makkelijk doel zijn – dat prikkelt niet eens om zin te máken, laat staan eraan te beginnen.

Daarom is een SMART-doelstelling haalbaar en uitvoerbaar. Hij moet te doen zijn binnen de tijd, en rekening houden met overige werkzaamheden en onvoorziene omstandigheden.

Een beetje extra moeite mag het wel kosten. Dan zien mensen het als een uitdaging en voelt het als een beloning als het lukt.

Stel bij het formuleren van de doelstelling de volgende vragen:

  • Is de doelstelling haalbaar en uitvoerbaar?
  • Is het echt zo dat de betrokkenen invloed hebben op het resultaat?
  • Kan ik de betreffende acties in redelijkheid van de betrokkenen verwachten?
  • Heeft iedereen de nodige kennis, vaardigheden en bevoegdheden?

Tip: als een doelstelling te groot of te moeilijk is, deel hem dan op in subdoelstellingen. Kleinere stappen zijn overzichtelijk. Ze geven meer vertrouwen in de haalbaarheid. En tussendoor voelt iedereen steeds weer de beloning van het slagen.

Tijdgebonden

Een project zonder duidelijke einddatum bloedt vaak dood. Zorg dat de SMART-doelstelling een heldere begin- en einddatum heeft. Wanneer beginnen de acties? Op welk momenten ga je meten? Wanneer is het voorbij?

Waar gebruik je SMART voor?

SMART-doelstellingen zijn breed in te passen. In opdrachten aan je leveranciers of je team, voor persoonlijke ontwikkelingsplannen van jezelf of je medewerkers, bij projectplannen en communicatieplannen – alles wordt beter met SMART.

Komt je team niet in beweging? Maken medewerkers je verwachtingen niet waar? Omschrijf het gewenste gedrag en giet het samen in een SMART-plan.

Wil je dat je klanten meer eigen verantwoordelijkheid nemen? Bespreek met ze hoe het beter kan en giet het in SMART-afspraken.

Een SMART plan

Je weet nu wat SMART is. Maar hoe vertaal je dit naar de praktijk? Ontdek het aan de hand van een voorbeeld uit mijn praktijk:

De grote klacht

Ik kom bij allerlei organisaties over de vloer. Een klacht die ik vaak tegenkom is dat teamoverleggen nergens toe leiden. Bij doorvragen hoor ik dit:

  • Deelnemers komen te laat – als ze al komen
  • Niemand leest de stukken
  • Collega’s zijn met hun hoofd ergens anders: e-mail checken, onderonsje met de buurman, appje van de verloofde…
  • Agendapunten schuiven door omdat de manager toevallig nét een afspraak met een belangrijke klant heeft
  • Er verdwijnt haast nooit iets van de actielijst, maar er komt wel van alles bij

En o ja, nog iets: élke keer voeren dezelfde haantjes het hoogste woord – anderen komen er niet aan te pas.

Herken je het?

Zo wil je het niet, maar hoe dan wel?

Ik hoor het je denken: “Die teamoverleggen? Zonde van de tijd.”

Het gekke is: niemand wil oeverloos vergaderen. Maar veel teams verzanden er toch in – tot ieders grote frustratie.

Alleen maar uitspreken dat het anders moet, brengt geen oplossing. Je zult actie moeten nemen, SMART actie.

Begin met het formuleren van een wens: “Ik wil voortaan effectief vergaderen.” Maak daar vervolgens een SMART-doelstelling van.

Kijk maar hoe die eruitziet:

Weet je nog: maak het Specifiek

Formuleer je SMART-doelstelling zo precies mogelijk. Bijvoorbeeld:

Onze wekelijkse teamoverleg op kantoor is binnen een maand effectief, zodat we meer tijd overhouden voor het primaire proces. Dit houdt in:

  • Alle teamleden zijn aanwezig, eventueel via inbellen (ijs en weder dienende)
  • Teamleden zijn op tijd en blijven tot het einde van het overleg
  • Het overleg begint op de afgesproken tijd en eindigt op de afgesproken tijd (of eerder als de agenda eerder doorgenomen is)
  • Teamleden hebben zich voorbereid: ze hebben de vergaderstukken gelezen en kunnen het woord voeren over de agenda- en actiepunten waarbij ze betrokken zijn
  • Elk agendapunt wordt behandeld
  • Actiepunten worden binnen de daarvoor vastgestelde tijd uitgevoerd; de actielijst wordt elk overleg doorgenomen en geüpdatet
  • De voorzitter bewaakt de tijd, zorgt dat alle agendapunten aan bod komen en geeft alle teamleden spreektijd
  • De voorzitter bekrachtigt gewenst gedrag en stopt negatief gedrag

Hoe maak je het Meetbaar?

Formuleer hoe je de resultaten toetst. De effecten moeten geobjectiveerd zijn en met een of meerdere zintuigen waar te nemen:

We toetsen het resultaat door de volgende vragen te beantwoorden:

  • Beginnen en eindigen we op tijd?
  • Zijn alle agendapunten binnen de tijd behandeld?
  • Zijn de actiepunten binnen de afgesproken tijd uitgevoerd?
  • Zijn alle teamleden van begin tot eind aanwezig? Hebben ze de stukken gelezen? Heeft iedereen spreektijd gehad en daar gebruik van gemaakt?

Acceptabel voor je hele team

Draagvlak zal geen probleem zijn: niemand houdt van oeverloos vergaderen. Bespreek vooraf wel met je medewerkers hoe zij het teamoverleg ervaren. Wat vinden ze goed / niet goed? Hoe kan ieder zijn steentje bijdragen aan het doel?

Blijf Realistisch

Bij realistisch hoort dat het uitvoerbaar is. Als je verwacht dat elk teamlid de stukken leest, moeten die wel op tijd beschikbaar zijn. En medewerkers moeten gelegenheid krijgen om zich binnen werktijd voor te bereiden.

Realistisch is ook dat er voor een overleg van een uur geen 30 agendapunten zijn. Dat iedereen die nodig is voor besluitvorming er is (of zich laat vertegenwoordigen). Dat er een werkende inbelverbinding is voor flexwerkers.

Deze randvoorwaarden leg je bij voorkeur vast in het plan.

Tijdgebonden: stel een begin en een eind

Dit is een makkelijke:

  • De acties om de doelstelling te behalen gaan direct in
  • Gedurende een maand toetsen we na afloop van elk werkoverleg de resultaten
  • Daarna toetsen we op het laatste werkoverleg van elke maand of het resultaat beklijfd is

Cadeautje voor jou

Ik beloofde je dat je in dit artikel zou ontdekken hoe je jouw werk simpeler, sneller en leuker kan maken.

Je hebt nu ontdekt hoe je dat doet én je hebt gezien hoe je het in de praktijk uitwerkt.

En je krijgt nog wat extra’s: een praktische SMART-checklist. Daarmee formuleer je stap voor stap een doel of resultaat in SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

Laat je me onderaan de pagina weten wat je ervan vindt?

Download de SMART-checklist: Doelen halen zonder frustratie

4 Reacties

  1. Karin

    Hallo Margriet,

    Een leuk en goed artikel over vergaderen!
    Dank je.

    Gr. Karin

    Antwoord
    • Margriet

      Dank je wel Karin voor je waardering. Groetjes, Margriet

      Antwoord
  2. Aad de Vette

    Hoi Margriet,

    Bedankt, leuk om te lezen. Heel herkenbaar, en goed om nog eens “op een rijtje” te krijgen.

    Op mijn werk gebruiken we de Scrum-methode. Iedere twee weken halen we in een planning session een aantal stories van de backlog. Die stories zijn zo SMART mogelijk gemaakt in een refinement session. Tijdens een planning session wordt een verantwoordelijke persoon aan toegewezen (vrijwillig). De te verwachten inspanning wordt middels een soort stemming uitgedrukt in story points. Het team neemt per twee weken niet meer dan een bepaald aantal story points aan, op basis van ervaringen uit voorgaande perioden, de zogenaamde sprints.

    Een story levert altijd een tastbaar product op. Als dat niet kan in twee weken, dan splitsen we een story op in kleinere tastbare producten. Een belangrijk hulpmiddel daarbij is het minimal viable product, een éénvoudige versie van het eindproduct, maar waar je al wel iets mee kunt. Bijvoorbeeld een overzicht van alle nieuwe klanten van de laatste maand, maar nog niet van hun bestedingen. Of een app waarmee je makkelijk kunt betalen naar een rekening binnen dezelfde bank, maar nog niet naar een andere bank.

    Iedere ochtend komen we bij elkaar voor een korte standup meeting. Al staande heb je niet zo de neiging om lang te vergaderen of in te dutten. Tijdens deze meeting vertelt iedereen kort wat ie sinds de vorige meeting aan “zijn” story(ies) gedaan heeft, wat ie deze dag nog gaat doen en of ie daarbij hulp nodig heeft. Je hoeft een story niet in je eentje te doen, onderdelen kunnen worden uitgevoerd door een collega. Iedere sprint wordt afgesloten met een demo session voor de stakeholders en een retrospective session waarin we terugblikken op de vorige sprint en kijken of de werkwijze goed was of wellicht iets moet worden aangepast.

    De clue van Scrum is dat het perfecte eindresultaat makkelijker wordt gehaald door vele kleine stapjes, dan door weinig grote langdurige stappen. Door te zorgen dat er op ieder moment een resultaat is, het MVP, kan er onderweg makkelijk worden bijgestuurd.

    Zo, dit was mijn verhaal. Hopelijk vond je het leuk te lezen dat jouw artikel herkenning oproept.

    En uiteraard gaat het niet altijd zo gestructureerd hoor 😉

    Groetjes,

    Aad

    Antwoord
    • Margriet

      Hoi Aad,

      Wat een leuke, uitgebreide reactie met inkijk in hoe jullie Scrummen.
      Klinkt lekker dynamisch, doel- en resultaatgericht.
      Hou ik van, maar dat had je vast al wel in de gaten.

      Groetjes van Margriet

      Antwoord

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Send this to a friend