Huh? Iedereen had toch actiepunten gekregen?
Het was niet de eerste vergadering. En ook niet de tweede. Maar de agenda was nog goeddeels hetzelfde. En er was al die tijd niets mee gebeurd.
Hoe vaak is jou dit al overkomen? Hoe vaak zit jij in een overleg waar geen besluiten worden genomen? Of waarin besluiten worden genomen waar vervolgens niets mee gebeurt? En die week in, week uit onderwerp van gesprek zijn zonder dat iemand zich er druk over maakt?
Althans: niet in de vergadering.
Wel in de wandelgangen natuurlijk – daar is het een drukte van belang. Iedereen heeft er een mening over. Of klaagt erover.
Als dat aan de hand is, is samenwerken ver te zoeken. En zonder samenwerken gaat er van alles mis.
In ieder geval wordt het werk niet effectief en niet efficiënt gedaan:
Hoe je succesvol samenwerkt, ontdek je in dit artikel. Dit zijn de onderwerpen:
Samenwerken is een van de vijf stijlen van conflict hanteren. Het is een stijl die zich kenmerkt door assertiviteit en coöperatie. Je streeft je eigen belangen na én die van de ander.
Klinkt goed hè? En dat is het ook.
Maar samenwerken alléén is niet zaligmakend. Want samenwerken kan alleen onder specifieke omstandigheden. Het is hard werken om die omstandigheden voor elkaar te krijgen. Het vraagt om 'zaak' en 'mens' op korte en lange termijn effectief en efficiënt te dienen. Hiervoor verantwoordelijkheid te nemen. En hierop aanspreekbaar te zijn.
Hoe groot is de kans dat een ander op hetzelfde moment hetzelfde wil, kan of doet als jij? Die kans is klein.
Je kunt je vast situaties voor de geest halen waarin het zakelijk of privé niet zo soepel loopt als jij zou willen. Waarin het lastig samenwerken is, omdat jij en de ander elkaar gevangenhouden in ineffectief of inefficiënt gedrag. Of allebei. Erover huilen en pruilen heeft geen zin. Je ernaar voegen evenmin. En ook met razen en tieren schiet je niets op.
Eenvoudig gezegd: het conflict aangaan en dit met de juiste stijl hanteerbaar maken. Daarvoor moet je een paar dingen weten:
Blijf lezen, want straks ontdek je er meer over.
Er is sprake van een conflict als twee of meer partijen een belangentegenstelling hebben. Deze belangentegenstelling kan echt zijn of bedacht. En de twee partijen kunnen personen zijn of groepen.
Stel je eens voor: op tafel staan twee flessen. Een fles met water en een fles met wijn. Je hebt een tafelgenoot. Jullie willen allebei iets met deze flessen. Er zijn vijf mogelijke oplossingen:
Je hebt verschillende strategieën om een conflict te hanteren.
Welke effectief is, is afhankelijk van het doel dat je wilt bereiken.
De gedragsstrategieën die vaak worden gekozen voor het 'oplossen' van een conflict zijn afdwingen en vechten. Ik de wijn, jij het water. Of ik de wijn en het water – en jij niets.
Met deze strategieën maak je geen vrienden. Omdat je je eigen belang dient ten koste van de ander. En daar gaat die ander natuurlijk niet mee akkoord. Kenmerkend voor afdwingen/vechten is dat:
En kijk nou eens eerlijk: er zijn niet alleen eigen belangen, er is ook een gemeenschappelijk belang. Vaak zijn er zelfs meerdere. Maar die gemeenschappelijke belangen worden nogal eens aan de kant geschoven. Want dat eigen belang hè… dat is veel belangrijker.
Het trieste is: uiteindelijk levert het je niks op. Afdwingen en vechten leiden op langere termijn namelijk tot een lose-lose-situatie. Dat wil je toch niet?
Wat je wel wilt is een win-win-situatie. Hoe? Zorg eerst dat iedereen het gemeenschappelijke belang ziet. Vervolgens kijk je naar alternatieve gedragsstrategieën, zoals onderhandelen of probleem oplossen.
Probleem oplossen, onderhandelen en afdwingen/vechten zijn gedragsstrategieën die in elkaars verlengde liggen.
Hoe meer jij en de ander focussen op het gemeenschappelijke belang, hoe meer de-escalerend gedrag jullie vertonen. Ligt de focus van (een van) jullie meer op het eigen belang in plaats van het gemeenschappelijk belang, dan overheerst bij (een van) jullie juist escalerend gedrag.
Bij probleem oplossen komen de belangen tussen jou en de ander overeen. Is er sprake van een meningsverschil, dan vertonen jullie allebei de-escalerend gedrag. De 'beste' oplossing ligt dan voor beiden binnen handbereik. Inhoud, proces, relatie en procedure zijn bespreekbaar; niets staat 'de zaak' of 'de relatie' in de weg.
Bij onderhandelen is er sprake van zowel overeenstemmende als tegengestelde belangen tussen jou en de ander. Bij het onderhandelingsproces over controversiële belangen vertoon je allebei afwisselend escalerend en de-escalerend gedrag.
Een compromis – waarbij beiden water bij de wijn doen – is het meest haalbare resultaat. Jullie doen concessies op de inhoud, het proces, de relatie of de procedure. Je levert allebei ergens iets op in.
Afdwingen en vechten kenmerken zich door belangentegenstellingen tussen beide partijen. Bij een conflict vertonen jij en de ander allebei escalerend gedrag. Uitgaande van het principe 'graag of niet', resulteert afdwingen op korte termijn in een winnaar en een verliezer (win-lose-resultaat) en vechten in twee verliezers (lose-lose-resultaat).
Op lange termijn leveren afdwingen en vechten voor beide partijen een lose-lose resultaat op. De relatie loopt op de klippen of de zaak gaat op de fles.
Eén oorzaak van conflict is dat mensen hun interpretatie van de werkelijkheid als dé werkelijkheid zien. Ga het maar eens na bij jezelf. Alle uitspraken die interpretatie en interpretatienuances negeren, leveren risico's op. Je gaat op de lading reageren in plaats van op de feiten.
Een tweede oorzaak van conflict is het maken van onderscheid in identiteit tussen partijen of groeperingen, zoals:
Zulk onderscheid vertaal je al snel in 'wij' versus 'zij'. En in 'goed' versus 'slecht'. Alleen al of je tot zo'n groepering behoort, lijkt in te houden dat je mee moet vechten.
Conflicten hebben een functie of motief. De meest voor de hand liggende is dat je wilt winnen ten koste van de ander. Dat is behoorlijk destructief.
Juist omdat dit motief zo voor de hand ligt, schrijf je de tegenpartij al heel snel dit motief toe. Daarmee maak je een aanzet tot escalatie. Er kunnen echter minstens zes andere functies van conflictgedrag aan de orde zijn:
In deze zes gevallen is het zinloos om te reageren met met afdwingen of vechten. Je komt stukken verder met samenwerken, probleem oplossen of onderhandelen. En ook vluchten of vermijden en aanpassen of afwachten kunnen wonderen doen.
Een conflict is er nooit zo maar opeens. Het ontwikkelt zich in stukjes en beetjes via drie stadia:
Het eerste stadium kenmerkt zich door een meningsverschil. Het escaleert zo:
Oefening: Herken je deze punten in jouw dagelijkse praktijk?
In je werk? Met klanten, collega's of medewerkers?
Thuis? Met je partner, kinderen of familie?
Tijdens sport en spel?In uitjes met vrienden en bekenden?
Escalatie naar het tweede stadium is te voorkomen. Dan is oplossing van het meningsverschil noodzakelijk. In dit stadium doe je dat het beste met probleem oplossen. Ga uit van overeenstemmende belangen tussen jou en de ander.
Soms is deze strategie niet effectief. Bijvoorbeeld omdat er belangentegenstellingen zijn tussen beide partijen. Dan is onderhandelen de meest effectieve vervolgstrategie.
Het tweede stadium kenmerkt zich door controverse. Het kan 'heet' of 'koud' zijn: met veel lawaai en actie, of juist koel en zonder enige communicatie. In dit stadium escaleert het zo:
Oefening: Hoe zit het met jou op deze punten?
Welke klant of collega heb jij 'gefixeerd'?
Welke vriend of vriendin heb je tot 'de vijand' verklaard?
Bij wie geef je falen of vergissingen niet meer toe?
Tegen wie uit je dreigementen?
Wie gaat er bij jou over de tong?
De geëigende strategie in het tweede stadium is onderhandelen. Ga uit van overeenstemmende en tegengestelde belangen tussen beide partijen.
Wanneer onderhandelen onvoldoende effectief is omdat er te veel belangentegenstellingen zijn tussen beide partijen, zal escalatie naar het derde niveau plaatsvinden.
Het derde stadium kenmerkt zich door conflict. Binnen dit stadium vindt escalatie plaats op de volgende wijze:
Strijd is de enige optie. In organisaties worden mensen ontslagen, juridische strijden gestreden, soms ook fysiek geweld toegepast en er ontstaat langdurig en frequent ziekteverzuim.
Oefening: Waar sta jij?
Wie vind jij een 'onmens' in je werk of privéleven?
Bij wie voer jij je dreigementen uit?
Wie wil je koste wat kost een kopje kleiner maken?
Als je een conflict op de juiste manier wilt hanteren is het van belang dat je weet welk soort conflict er speelt. Er zijn drie soorten conflicten:
Per conflictsoort varieert de inhoud en de wijze om het conflict te hanteren.
Instrumentele conflicten hebben betrekking op:
Je kunt ze te lijf gaan met probleemoplossingstechnieken.
Belangenconflicten gaan over de verdeling van schaarse middelen, zoals geld, tijd, menskracht en ruimte. Maar ook over de factoren die deze schaarse middelen verdelen, zoals zeggenschap, competentie en deskundigheid.
Je lost belangenconflicten op door te onderhandelen.
Persoonlijke conflicten gaan over kwesties van identiteit en zelfbeeld. Relationele conflicten gaan over de relatie en spelen rond zaken als loyaliteit, vertrouwensbreuk, verraden vriendschap en gebrek aan respect.
Persoonlijke en relationele conflicten los je op door open communicatie. Daarbij leidt acceptatie van elkaars gevoelens tot een beter begrip.
Oplossingen voor conflicten komen het snelst tot stand als er geen machtsverschillen tussen jou en de ander bestaan. Of – als dat wel het geval is – de meest machtige zo verstandig is zijn positie niet te gebruiken.
Machtsgebruik leidt al snel tot machtsmisbruik. Daardoor worden conflicten eerder onderdrukt dan opgelost. Ze blijven broeien. De verliezer zal obstructie plegen als hij dat ongezien kan doen en zijn tijd afwachten om de rekening te vereffenen. Om conflicten op te lossen, wordt van jou en de ander radicaal ander gedrag dan afdwingen of vechten gevraagd.
De basis voor conflicthantering: beide partijen zover krijgen dat ze meewerken aan het bereiken van de gewenste uitkomst. Welk gedrag heb je nodig om dit te bereiken? Vooral beïnvloeden van de kosten en de baten voor de betrokkenen.
De kosten van het kiezen voor een gewenste uitkomst hangen af van:
De baten van het kiezen voor een gewenste uitkomst zijn afhankelijk van:
Om het conflict op te lossen zijn er twee voorwaarden:
Soms kom je er met elkaar niet uit. Dan kan een intermediair uitkomst bieden.
De scheidsrechter analyseert het conflict en vertelt de partijen wat hij als de beste oplossing ziet.
Vereisten voor deze rol zijn:
De bemiddelaar biedt zijn diensten op het gebied van methodische conflictbehandeling aan. De bemiddelaar stelt procedures voor informatievergaring en besluitvorming voor en zal overeenstemming zien te bereiken over de bevoegdheden van de strijdende partijen.
Vereisten voor deze rol zijn:
De begeleider confronteert de tegenstanders met elkaar en houdt ze een spiegel voor, waardoor ze een beter beeld krijgen van hun conflict en hun handelen. Zo kunnen ze leren over hun eigen gedrag en dat van de ander en tegelijk hun conflict oplossen. Bij deze aanpak staat het vergroten van het probleemoplossend vermogen van de deelnemers voorop.
Voorwaarden voor het welslagen van deze rol zijn:
Bij persoonlijke of relationele conflicten kunnen de betrokkenen vaak zelf tot een oplossing komen door de volgende spelregels te aanvaarden en na te leven:
Je wilt effectief en efficiënt samenwerken en conflicten goed en snel hanteren. En je wilt het juiste doen op het juiste moment, zodat je jouw belangen en die van de ander, zowel zakelijk als privé, op korte en op lange termijn dient. Het beheersen van de vijf stijlen van conflicthantering is hiervoor onontbeerlijk:
Bij wedijveren streef je eigen belangen na ten koste van die van de ander. Het is assertief en niet coöperatief. Deze stijl is georiënteerd op 'macht', waarbij diverse middelen kunnen worden gebruikt. Denk aan:
Samenwerken is zowel assertief als coöperatief: je streeft je eigen belangen na én die van de ander. Samenwerken is gericht op het vinden van een oplossing die de belangen van jou en de ander volledig bevredigt.
Dit betekent dat je een onderwerp grondig uitdiept om de onderliggende belangen van jullie beiden te identificeren. En vervolgens een alternatief vindt dat geheel aan beider belangen tegemoetkomt.
Compromis zoeken is matig assertief en matig coöperatief. Het doel is een geschikte, wederzijds acceptabele oplossing te vinden, die jou en de ander slechts gedeeltelijk bevredigt.
Het houdt het midden tussen wedijveren en aanpassen en tussen samenwerken en vermijden. Compromis zoeken laat meer 'schieten' dan wedijveren, maar minder dan aanpassen. Op dezelfde manier wordt een onderwerp meer direct aangepakt dan met vermijden, maar niet zo diepgaand onderzocht als met samenwerken.
Uitingen van compromis zoeken zijn alle vormen van geven en nemen.
Vermijden is niet-assertief, niet-coöperatief gedrag. Je streeft noch je eigen belangen na, noch die van de ander. Je gaat het conflict zoveel mogelijk uit de weg.
Aanpassen is niet assertief, coöperatief gedrag. Als je je aanpast, verwaarloos je je eigen belangen om die van de ander te bevredigen.
Wil jij effectief samenwerken? En efficiënt? Bekwaam jezelf dan in de vijf stijlen van conflict hanteren en neem geen genoegen met wat je niet dient.
Dus geen flets bocht, geen water als je wijn wilt en ook niet niets als je alles wilt.
Jouw gedachten en gevoelens rondom wedijveren, samenwerken, compromis zoeken, vermijden en aanpassen maken hoe je in de wedstrijd staat en hoe je het spel speelt. Gaat het je om het spel, de knikkers of om allebei? En waar gaat het je gesprekspartner om?
Met de volgende basisregels maak je vruchtbare samenwerking en transparant communiceren van meet af aan mogelijk:
Doe er je voordeel mee.
Wil je je eigen ervaringen met samenwerken delen? Of heb je goeie tips voor andere professionals? Zet hieronder je reactie. Ik reageer altijd.