Erger jij je aan de eilandjescultuur die in jouw team bestaat? Zit je met je handen in het haar omdat medewerkers zich niet veilig genoeg voelen om feedback aan elkaar te geven? Vraag je je wel eens af of ze überhaupt van elkaar weten wat ze doen? En loop je tegen een muur van onwil op als je een poging doet tot meer samenwerking te komen?

Een quick fix lost niets op bij een eilandjescultuur. Het hele systeem in en buiten het team functioneert namelijk niet. Dat los je niet op met je richten op een enkel aspect of op een persoon. Dat vraagt om een projectmatige aanpak van houding en gedrag, zodat je team werkelijk resultaat boekt in de samenwerking.

Gelukkig valt er iets aan te doen. Hoe je daar vandaag nog een start mee kunt maken, lees je in dit blog. Met als bonus het verhaal van ‘luie manager’ Peter en de ervaringen van zijn medewerkers die heel blij werden dat hij het licht zag en van de acties die op zijn wakker worden volgden.

Ieder zijn eigen koninkrijk

Je medewerker zit op zijn eigen eilandje en doet zijn eigen ding. Op zijn eigen manier, zoals hij dat in de loop van de tijd heeft aangeleerd. En dat bevalt. Hij is heer en meester over zijn eigen tijd, projecten en klanten.

Wat doet iedereen eigenlijk?

Keerzijde is dat er weinig wordt samengewerkt. Collega’s zwaaien wel eens naar hem, maar feitelijk weet hij helemaal niet goed wat zij doen, laat staan waar ze specialist in zijn. Sommigen kent hij amper. Die ziet hij wel in het maandelijkse afdelingsoverleg – als dat doorgaat – maar verder komt hij ze niet tegen. Ook al heeft hij dezelfde klanten en sluiten de diensten en producten op elkaar aan. Dat is eigenlijk best gek, toch?

Lekker langs elkaar heen

Zijn collega’s hebben omgekeerd ook geen idee wat hij doet. Dat merk jij als teammanager doordat er niet altijd het slimst en het snelst gewerkt wordt. En dat er daardoor onnodige fouten gemaakt worden.

Niet zijn verantwoordelijkheid

Je medewerker prijst zich gelukkig dat het niet zijn werk is om zich daar druk over te maken. Dat is de taak van jou, de manager. En als jij niets van je laat horen, dan gaat het goed. Geen bericht is goed bericht. En zo zit hij uren aan zijn pc gekluisterd om alle vragen, zorgen en problemen van klanten te verhelpen. En om te patiencen, want de boog kan niet altijd gespannen staan.

Hij is onvervangbaar

Er is ook niemand anders die zijn werk kan doen. Daarom is het altijd zo’n gedoe als hij met vakantie wil. Wonderlijk is wel dat er ook collega’s zijn die altijd met vakantie lijken te zijn. Die worden dan zeker niet gemist. Nou, dat zal dan wel. Ook dat ervaart hij niet als zijn probleem. Zolang die collega’s maar wel zijn telefoon opnemen als hij niet op zijn plekje zit, is het goed. En ze af en toe koffie voor hem halen.

Eerste hulp bij calamiteit

Teams die niet samenwerken, zijn continu bezig met schadebeperking. Als Leiden in last is, wordt alles in het werk gesteld om het lek te vinden en zo snel mogelijk te dichten. Omdat de volgende calamiteit zich snel weer aandient, blijft het meestal bij het dichten van de lekkage.

Zo gaat dat als mensen niet klant- en resultaatgericht samenwerken. In feite regeert de waan van de dag, en dweilt men met de kraan open. Er is immers geen tijd om het lek echt te dichten en te voorkomen dat de boel gaat overstromen.

Service is naadje

In deze teams wordt veel geld, tijd en energie verspild. Processen en procedures worden slecht nageleefd en ook geautomatiseerde systemen gebruikt men niet volgens het boekje.
Het gevolg: carbage in = carbage out. Klanten krijgen hun diensten of producten niet geleverd, of te laat, onvolledig of onjuist. Ze ervaren het bedrijf als onbetrouwbaar en steken niet onder stoelen of banken dat de service naadje is.

Ego en imago in het geding

Van klagende klanten worden directie en managers niet blij – dat is slecht voor hun ego en levert negatieve pers op. Wie dit op zijn geweten heeft mag rekenen op een fikse uitbrander, terwijl ondertussen alles uit de kast wordt gehaald om de klant weer koest te krijgen en de externe commotie te laten overwaaien.

Doel heiligt de middelen

Niet zelden gebeurt dit buiten alle procedures om en met buitenproportionele mensen en middelen, die vervolgens – ongeorganiseerd als alles is – de kans krijgen een nieuw eigen leven gaan leiden. Want zo ontstaan verworven rechten en bijzondere privileges.

Werk en achterstanden stapelen zich op

Terwijl men brandjes blust stapelt het reguliere werk zich steeds verder op en nemen ook achterstanden hand over hand toe. De productiviteit daalt, de werkdruk stijgt, de irritaties en frustraties groeien. Geen wonder dat de klanten klagen: jullie hebben de zaak ook niet op orde. Maar geen haar op je hoofd die eraan denkt om dat aanhangig te maken. Met klokkenluiders loopt het over het algemeen niet goed af in het bedrijf. Dus hupsakee, snel aan de slag om te redden wat er te redden valt ook al is het lood om oud ijzer. Tot op heden zijn jullie daar altijd nog mee weg gekomen, dus dat zal nu ook wel weer lukken.

Werkhouding laat ten wensen over

Communicatie vlot in dit soort teams moeizaam. Er wordt veel langs elkaar heen gepraat en als er iets serieus te melden is, dan liever over elkaar dan met elkaar. Het teamoverleg – als het er al is – is een verplicht nummer waarin een standaard agenda wordt afgehandeld en waarin iedereen zijn eigen dingen doet – mail beantwoorden, facebooken of knikkebollen – totdat hij aan de beurt is. Te laat komen, eerder weggaan en onvoorbereid verschijnen zijn schering en inslag.

Delen is onzin

Eigenlijk vinden medewerkers het overleg ook onzin. Wat hebben ze er te halen? En wat zouden ze zelf moeten brengen? Als je niets met elkaar van doen hebt, dan heeft dit vergaderen toch geen enkele zin? Al dat gepraat over niets. Dan kunnen ze beter hun tijd besteden aan het oplossen van problemen van hun klanten. Daar worden ze voor betaald. En dus plannen ze de volgende keer weer een afspraak buiten de deur, zodat ze niet aanwezig hoeven te zijn.

Externen pikken de leuke opdrachten in

Veel geld wordt er uitgegeven aan externen om gaten in kennis, kunde en ervaring te dichten. Die krijgen – tot ergernis van de medewerkers – ook de leuke opdrachten, waar interne mensen nooit voor worden gevraagd, maar die ze wel zouden willen doen. Met als argument dat zij niet over de juiste kennis en ervaring beschikken. Iets wat niet per se vaststaat omdat er niet over gesproken wordt met elkaar, maar waar ze op deze wijze in ieder geval ook nooit over lijken te beschikken.

Wat zijn de gedeelde waarden?

Teams die niet functioneren, missen gemeenschappelijkheid. Ze hanteren geen heldere waarden en normen in hun werk en ontberen een heldere visie en missie. Ze hebben hun zaken slecht georganiseerd en ze doen maar wat. Over het algemeen komen ze daar ook gewoon mee weg, omdat het allemaal net niet erg genoeg is om er eens flink de bezem door te halen.

Afhankelijkheid van individuele motivatie

Herken je bovenstaande in jouw team, weet dan dat de resultaten vallen en staan met de motivatie en inzet van de individuele medewerker en hun bereidheid iets voor collega’s over te hebben. Maar waarom zouden ze dat doen als ze het al razend druk hebben met hun eigen werk?

Jij bent aan zet

Krijg je het al benauwd als je aan je eigen team denkt? Dan is er werk aan de winkel. Niet alleen voor jou, maar voor je hele team. Een quick fix lost hier niets op. Je moet met het systeem in het team aan de slag.

Succesverhaal: team in het zonnetje

Om te laten zien dat er licht is aan het einde van de tunnel deel ik graag het verhaal van Peter (en zijn team) met je.

Team BD

Peter wilde zijn team volwassen en toekomstbestendig krijgen en ging aan de slag met ‘BD2.0 voor UU’. De scepsis bij de teamleden aan het begin van het traject sloeg al snel om in enthousiasme en leergierigheid. Hij zag zijn medewerkers sterk groeien in hun professioneel acteren. Niet alleen maakten ze contact met hun eigen collega’s, ze zochten ook contact buiten hun team.

Verbeter de wereld, begin bij jezelf

Effectief gedrag begint bij jezelf. Peter keek kritisch naar zichzelf en zag dat hij groeide in zijn leiderschap. En dat dit effect had op de transformatie die ontstond. “De saamhorigheid binnen de afdeling is toegenomen, medewerkers zijn assertiever en daardoor krachtiger richting klanten en leveranciers.” Zijn volledige testimonium kun je hier lezen.

Leren communiceren

Maar niet alleen Peter merkte een verschil. Pieter maakte een grote stap in direct communiceren (in plaats van wollig taalgebruik), waardoor hij nu “veel sneller met de ander komt waar hij wil zijn.” Mark leerde meer op de voorgrond te treden, zichzelf meer te laten zien en afscheid te nemen van zijn conflict mijdend gedrag.

SMART denken en doen

Johan heeft inzicht gekregen hoe belangrijk het is om persoonlijk leiderschap te tonen en assertief te denken, durven en doen. Hij ervaart dat de openheid die in het team ontstaan is “een goede grond is voor samenwerking en een uitstekende dienstverlening”. David leerde hoe hij irrationele gedachten om kan zetten in productief en efficiënt werken. En waarom duidelijk communiceren met klanten en zijn team een belangrijke rol spelen in zijn functie.

Creativiteit barst los

Ook de creativiteit werd getriggerd en leverde fraaie platen met persoonlijke oogsten, foto’s en kikkers op.

Bobby kreeg inzicht in effectieve communicatie met anderen, waarbij assertiviteit aanwezig mag zijn. Shashi leerde SMART afspraken maken, zelf het initiatief te nemen en om hulp te vragen bij uitdagingen. Tim ontdekte dat je met meer stijlen ook meer voor elkaar kunt krijgen en dat naast afspreken ook aanspreken belangrijk is.

Het team waar het allemaal mee begon, omdat het weinig constructief samenwerkte, schreef spontaan een groepstestimonium om hun blijdschap wereldkundig te maken. Ze omschrijven zich nu als een hecht team dat samen klanten helpt en resultaten boekt. Ze vinden dat veel leuker en productiever dan je werk in je eentje doen. What else is there to say…

Openheid is de sleutel

Waar ik blij van werd – en waarom ik ook doe wat ik doe – is dat ieder open stond voor feedback van zijn collega, ongeacht functie, rol of positie. En dat ook iedereen feedback aan elkaar durfde te geven, ongeacht hiërarchie, kennis, kunde of ervaring.

Onmogelijk bestaat niet

Door open en eerlijk met elkaar te leren communiceren, creëerde dit team veiligheid en vertrouwen. Alle ‘ikken’ bleken er te mogen zijn en in de nieuwe ‘wij’ voelde iedereen zich al snel veel meer thuis dan in de solofuncties en losse eilandjes van voorheen. Want wat alleen niet lukte, slaagde samen wel. Het onmogelijke bleek met elkaar haalbaar.

Hoe zit het met jouw team?

Wil jij ook dat je team constructief samenwerkt? Dat iedereen van zijn eiland afkomt en open en eerlijk met elkaar communiceert? Dat iedereen zijn verhaal mag doen en dat er naar elkaar geluisterd wordt – zonder onderbrekingen of tegenwerpingen?

Dan moet je met elkaar aan de slag. Zodat meningen en gevoelens worden onderbouwd met feiten of concreet waarneembaar gedrag. Zodat er met elkaar gesproken wordt in plaats van over elkaar. Zodat er niet meer met de kraan open wordt gedweild, omdat iedereen zijn communicatie checkt en het onderling begrip toetst.

Zeg ja tegen een ander toekomstperspectief

The sky is the limit. Een toekomst waarin jij en jouw team effectief denken, durven en doen en iedereen doet waar hij voor opgesteld staat, is geen ver van je bed show. Je kunt er vandaag al mee starten – dus wat let je.

Bespreek de team-scan met mij

Effectief gedrag begint bij jezelf en effectief voorbeeld doet effectief volgen. Dus wil jij weten waar je staat met je team, vul dan nu de gratis team-scan in. Je ziet meteen waar je stappen vooruit kunt zetten.

En wil je echt grote stappen maken, ga dan het gesprek met mij over de uitkomst aan. Hoe krachtiger jouw motivatie om stappen te willen zetten, hoe meer kans je maakt op een van de vijf topgesprekken die ik deze maand gratis weggeef. Heb je daar wel oren naar? Vul dan nu mijn gratis team-scan in. Op is op en wie het eerst komt, die het eerst maalt.

Ik kijk ernaar uit in de toekomst ook jouw team in het zonnetje te kunnen zetten. Wil je me vertellen welke ervaringen jij met eilandgedrag hebt? Laat hieronder je reactie achter. Ik reageer altijd.

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Send this to a friend